Hoe lang een rittenregistratie bewaren?

Veel zakelijke rijders houden een rittenregistratie bij. Dit kan zijn ter voorkoming van bijtelling, dan moet er voor de Belastingdienst worden aangetoond dat er minder dan 500 kilometer privé per jaar wordt gereden. Of er wordt een rittenregistratie bijgehouden van de zakelijke kilometers om deze zo te kunnen declareren. Uiteraard zijn er nog meer redenen, maar dit zijn de voornaamste bij zakelijk rijdend Nederland.

Bewaartermijn rittenregistratie

De wettelijke bewaartermijn voor een rittenregistratie is minimaal 7 jaar. Dit betekent dat bij controle van de Belastingdienst u daadwerkelijk van 7 jaar geleden de gereden ritten nog moet kunnen aantonen. Het is dan ook heel belangrijk dat u deze administratie zorgvuldig beheert en bewaart.

Als een werkgever gebruik maakt van een rittenregistratiesysteem, dan is de organisatie verantwoordelijk voor het bewaren van de administratie. Als een werknemer zelf een rittenregistratiesysteem heeft aangeschaft, ligt de bewaarplicht bij de werknemer.

Eisen Belastingdienst voor een sluitende rittenregistratie

De Belastingdienst heeft een aantal eisen opgesteld waaraan een sluitende rittenregistratie moet voldoen. Voldoet de rittenregistratie hier niet aan? Dan volgen er zware boetes. Zorg dus dat er in de rittenregistratie het volgende staat vermeld:

• Het merk van de auto
• Het type van de auto
• Het kenteken van de auto
• De periode waarin u de auto tot uw beschikking heeft
• Per rit: de datum, de begin- en eindstand van de kilometerteller, het adres van vertrek en aankomst, de route die u heeft gereden, karakter van de rit (privé of zakelijk) en de privé-omrijkilometers als u tijdens dezelfde rit zakelijke kilometers rijdt.

Online rittenregistratie is de oplossing

Zoals u bovenstaand ziet zijn er nogal wat eisen die er gesteld worden aan een rittenregistratie. Nu kunt u al deze gegevens met de hand gaan bijhouden, maar dit is een enorme klus met de nodige kans op fouten. Een slimmere en modernere manier is het gebruik van een GPS rittenregistratiesysteem. Hiermee worden alle ritten, inclusief bovenstaande eisen, automatisch geregistreerd die u online beheert. Het enige wat u hoeft te doen is de administratie op te slaan of uit te printen.